Как разобраться в системе электронного документооборота

Выбор системы электронного документооборота

Эта статья для наших потенциальных клиентов, написана она в первую очередь для того, чтобы помочь нашим уважаемым заказчикам сделать правильный и обоснованный выбор СЭД.

Во-первых, хочется оговориться, что здесь не будут рассмотрены такие обычные функции, присущие практически всем СЭД, как хранение файлов, версионность, workflow и пр. Это сделано намеренно, и это связано с тем, что все системы электронного документооборота, что присутствуют на данный момент на рынке, обладают всем необходимым для этого функционалом. Ну а если и не обладают, то в ближайшие полгода станут обладать. Рынок таких систем вступает в фазу насыщения, и система, не оснащенная достаточным арсеналом, чтобы присутствовать в таблицах сравнения систем электронного документооборота, не имеет шансов.

Такие таблицы вы можете найти на сайтах производителей систем электронного документооборота. Мы не призываем совсем не обращать на них внимание, но всем понятно, что каждый разработчик выбирает такие параметры сравнения, по которым его система электронного документооборота выглядела бы в наиболее выгодном свете, опуская те параметры, которые на его (но не ваш) взгляд не важны. Кроме того, реализация отдельных функций в различных программах может отличаться, и здесь невозможна в принципе объективная оценка какая из этих реализаций лучше.

На что обратить внимание при выборе системы на которой реализовывать электронный документооборот и делопроизводство? Попробуем провести анализ с точки зрения покупателя.

Мы считаем, в первую очередь, что любая современная система, которая будет охватывать своими функциями значительную часть пользователей компании, должна быть ПЛАТФОРМОЙ. Полноценной платформой, на которой, в принципе можно собрать любое бизнес приложение. Система электронного документооборота и делопроизводства должна обладать мощными средствами разработки приложений. Разработка любого бизнес-приложения связана с разработкой интерфейса, бизнес-логики, системы сериализации (сохранения) объектов системы в хранилище. Соответственно и платформа электронного документооборота должна обладать средствами разработки на этих уровнях: должна обладать визуальным конструктором интерфейсов, средством разработки бизнес логики, и разветвленным API для интеграции.

Почему это важно? Дело все в том, что, как правило, любой проект внедрения масштабной системы только автоматизацией документооборота и делопроизводства не ограничивается, а перерастает в проект развития на несколько лет. И от гибкости платформы зависит насколько быстро и просто мы можем собирать решения текущих бизнес-задач на том или ином фреймворке. Если говорить о проекте развития системы автоматизации документооборота более серьезно, то помимо вышеуказанных возможностей по разработке, система должна поддерживать возможность релизного подхода к разработке, когда сама разработка осуществляется на отдельном стенде разработки, и после реализации требований в рамках релиза переносится в виде инсталляционного пакета сначала на среду тестирования, а потом в «боевую» среду. Данный подход обеспечивает функциональную целостность, качество продукта, и, как следствие, отсутствие проблем с пользователями.

Во-вторых система электронного документооборота должна иметь средства масштабирования, такие как возможность построения распределенных систем и кластеризация.

Почему это важно? Когда в вашей компании сначала было 20 человек, а потом, внезапно, стало 200, а офисов сначала было 1 а потом стало 5 в 5-ти часовых поясах, понятно что та инфраструктура, которая вас устраивала на старте совершенно не годится? Дело даже не в производительности, можно поставить другую железку, но железка, которая вытянет сложное приложение да еще с двумя сотнями (тысячами) пользователей… Просто надежность повышается только резервированием (горячим или холодным) поэтому, как минимум, 2 железки. А будет ли ваша система работать сразу на 2-х железках также как на одной – это вопрос.

В третьих внимание нужно уделить производителю системы электронного документооборота и комьюнити. Производитель ПО, он вообще хочет производить свою систему электронного документооборота дальше? Какие у него планы развития, на каких клиентов он ориентируется? Нужно также понять он сам занимается внедрением или будет делать это через своих партнеров-интеграторов. Нужно узнать их количество, и как осуществляется поддержка.

Что касается комьюнити, то нужно понять много ли их – специалистов по выбранной вами системе, и насколько распространена технология, т.к. от этого зависит объем предложения, и, следовательно, стоимость специалистов.

Именно этими тремя ориентирами мы руководствовались, в начале деятельности нашей компании, когда решали чем заниматься. В настоящее время мы не изменяем нашему подходу.

Проиллюстрируем следующими примерами:

Система электронного документооборота CompanyMedia на платформе Lotus Domino обладает всеми перечисленными свойствами:

1. Платформа Lotus Notes/Domino обладает очень мощными средствами разработки. Domino Designer позволяет конструировать интерфейсы как для rich client, так и для тонкого web клиента. Средства разработки кода на Java и Lotus Script (аналог Visual Basic). Хочется также обратить внимание – язык разработки должен быть распространен, что позволяет расширять сообщество разработчиков за счет разработчиков на этих языках.
2. IBM Lotus Domino позволяет строить большие распределенные системы за счет возможностей репликации баз данных и кластеризации решений.
3. За 20 лет присутствия на рынке технологии, компания IBM целенаправленно и последовательно развивала продукт, который в начале этого периода существенно опережал время. Это позволило сложить вокруг продукта достаточно серьезное сообщество по всему миру.

Второй пример: платформа DocsVision.

1. С момента появления, система электронного документооборота DocsVision зарекомендовала себя как платформа. С самого начала своего развития она имела средства построения интерфейсов, конструктор бизнес процессов, API и возможность создавать полноценные приложения. В настоящий момент эти средства очень серьезно развились, но как прежде, здесь ключевую роль играю языки платформы .Net: C# и VB.Net. Отметим, что разработчиков на этих языках очень много.
2. За счет полноценного использования платформы от компании Microsoft, система обладает средствами репликации баз данных и позволяет кластеризовать сервер приложений.
3. С самого своего основания, компания DocsVision заявила о вендорской модели продаж, в которой производителем софта является компания Доксвижн, а внедрением этого продукта занимаются партнеры. Это послужило локомотивом создания мощной сети партнеров, и соответственно большое community разработчиков и внедренцев.

Но все имеет свои ограничения. Как правило стоимость лицензий платформенного ПО достаточно высока и влечет за собой дополнительные затраты на услуги компаний-интеграторов, которые реализуют решение задач и интегрируют свое решение в текущую информационную инфраструктуру.

Здесь есть 2 варианта:

рассмотреть SAAS решения, они по сути, как правило, являются коробочными (не позволяют разрабатывать и развивать их собственными силами) но имеют возможность получить к ним доступ из любой точки мира, где есть интернет. Вторым важным преимуществом является то, что вам не нужно заботиться об инфраструктуре. Провайдер SAAS приложения сам обо всем позаботится.

Рассмотреть возможность покупки платформенного ПО в составе коробочного решения. Это позволит решить вашу функциональную задачу, а во вторых даст возможность в дальнейшем развить это решение не тратясь на миграцию пользователей и данных. Такой вариант внедрения системы электронного документооборота мы предлагаем всем своим клиентам с небольшими или средними размерами бизнеса.

6 способов испортить всё при внедрении СЭД

У систем электронного документооборота достаточно плюсов. Но среди тех, кто начинает пользоваться СЭД, иногда возникают и ярые противники, которые называют любую систему работы с электронными документами бесполезной и сетуют на потраченные деньги и время.

«Странно,» – подумали мы и решили провести опрос среди предпринимателей, разочаровавшихся в программах электронного документооборота. И вот что мы выяснили.

1. За проект отвечали 5 сотрудников

«Со стороны нашей компании мы выделили несколько ответственных сотрудников, которые помогали внедренцам разобраться, как устроен документооборот в организации и что мы хотим улучшить. Сюда вошли главный бухгалтер, глава финансового отдела и руководитель отдела кадров – в эти отделы СЭД внедряли в первую очередь, старший системный администратор и ведущий менеджер по закупкам ПО. Но ответственного за проект в этой группе не было – и каждый стал тянуть одеяло на себя. Учитывая, что консультации по внедрению и все правки в техническое задание оплачивались, бюджет внедрения в итоге невероятно раздулся».

Выход в этой ситуации – назначать единственного ответственного за проект и оставлять за ним последнее слово. Внедрение СЭД обычно затрагивает всю компанию, и учитывать интересы наиболее активно взаимодействующих с ней отделов нужно – но лучше в качестве консультантов.

2. Не оценили бюджет и сроки

«С ходу решили переводить всю компанию на электронный документооборот, так как крупный партнер-вендор поставил такое условие. Решили разработать свою программу, которая и внутренний документооборот обеспечит, и внешний, и присоединить к ней бухгалтерский архив. В итоге стало понятно, что эта амбициозная задача нам не по зубам, и надо было сразу брать готовые решения. К стоимости этих решений уже следовало добавлять цену сервера и услуг по настройке».

Учтите, что СЭД – это не только оплата лицензии программы документооборота (кстати, проверьте, бессрочная она или всего на 1 год), но и услуги на ее установку и настройку, и, возможно, обновление аппаратного обеспечения – серверов, которые будут обеспечивать работу СЭД. Добавьте сюда финансовые, человеческие и временные траты на оцифровку и внесение документов в систему, а также затраты на обучение пользователей.

3. Сначала внедряли сами

«Что сказать – решили сэкономить, пытаясь внедрить электронный документооборот самостоятельно. В процессе наш программист уволился, и нам пришлось нанимать двух фрилансеров, чтобы они разобрались в его работе. Если честно, проще было начать проект с нуля. Еще проще – не изобретать колесо и воспользоваться готовым решением».

Иногда положиться на опыт внедренцев компании, которая давно работает с системами электронного документооборота, гораздо дешевле, чем пытаться обойтись своими силами.

А установленное готовое решение будет проще поддерживать: вы не будете привязаны к конкретному сотруднику, занимавшемуся настройкой программы, вам поможет любой из специалистов обслуживающей компании.

4. Внедрили систему только для отдела кадров

«Решили, что основные документы всегда оседают в кадровом отделе, там были большие проблемы с документооборотом. Внедрили программу. В итоге она была бесполезной, потому что до кадров документы проходили еще много инстанций».

С документами работают не только делопроизводители, не только кадры, бухгалтерия или юристы компании – обычно к их появлению причастны также менеджеры других отделов, руководители и прочие сотрудники. Поэтому надо продумать систему доступа сотрудников к электронному документообороту.

Даже если вы устанавливаете архив бухгалтерских документов, вам стоит позаботиться, чтобы документы могли оттуда получить не только бухгалтеры, но и, например, менеджеры (особенно если с счетами-фактурами хранятся договоры, какие-то сопроводительные документы).

5. Навязывали новую систему сотрудникам без обучения

«Внедрили ЭДО, сотрудников поставили перед фактом. Через месяц – саботаж. Создают бумажные документы по старинке, так проще и быстрее. И смысл был в этой системе?».

Если сотрудников не подготовить к тому, что создание и учет документов теперь происходит в электронном виде, они вполне естественно будут сопротивляться новшествам.

Лучше всего – выделить для каждого отдела ответственного за работу с СЭД, обучить его с помощью компании, внедряющей систему, и дальше с их помощью обучить остальных сотрудников. Так снизятся затраты на обучение, а сотрудники будут чувствовать уверенность в том, что им помогут разобраться, если возникнут трудности.

6. Не составили регламент

«Внедряли бухгалтерский архив для контроля документов через «1С». К отчетности начался хаос: одни документы внесли, другие не внесли, третьи зависли у контрагентов. Стало ясно, что с самого начала нужен был регламент: получаем пачку документов от контрагента, в конце недели все сканируем и вносим в программу. Дело занимает от силы 10 минут, но избавляет от головной боли потом».

Чтобы электронный документооборот принес порядок в вашу компанию, нужно сначала обеспечить порядок работы с ним. В каждом отделе, кто использует СЭД, пропишите правила работы с системой, и используйте их уже на этапе обучения сотрудников. Тогда электронный документооборот в организации будет действительно полезен.

Составив список из шести основных причина провала при внедрении электронного документооборота в организации, мы пришли к выводу: недостаточно правильно подобрать СЭД для организации, нужно еще правильно ее приготовить. Возможно, чужие ошибки, перечисленные выше, позволят вам избежать лишних трат на доведение электронного документооборота до ума.

Как разобраться в системе электронного документооборота

Быть успешным и стабильным в бизнесе с каждым годом становится сложнее, система электронного документооборота позволяет компании стать на ступеньку выше в своем развитии, а значит стать более эффективной. Для опытных предпринимателей это утверждение стало аксиомой, не требующей доказательств, для новичков — ежедневная деятельность не замедлит предоставить необходимые тому подтверждения. В такой ситуации помогут специалисты в сфере специалист в сфере электронного документооборота, электронной отчетности и автоматизации бизнеса. Обратиться за консультацией в г. Тюмене можно к одному из таких специалистов — Илье Померанцу. Подробнее по ссылке.

Система электронного документооборота

Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления (ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»).

Данный термин используется в «бумажном» делопроизводстве и его использование в информационных технологиях без детализации не совсем корректно. В этом случае средства автоматизации документооборота сводились бы к компьютеризации традиционных задач делопроизводства – формированию дел и учету содержащихся в них документов, контролю исполнения и формированию соответствующей отчетности. Можно было бы по другому трактовать термин «документооборот», если бы была возможность найти аналоги в западной компьютерной индустрии. К сожалению подобного термина, однозначно соответствующего отечественному «документообороту» в западном компьютерном словаре не имеется. В зависимости от пристрастий и специфики описываемого программного продукта в прессе можно встретить следующие соответствия между термином «документооборот» и западными терминами:

• DMS (Document Management Systems) – Архивы документов;
• DocFlow – системы или системы маршрутизации документов;
• и наконец, довольно часто в качестве систем документооборота предстают WorkFlow системы. Более точно данный термин переводится как «Системы автоматизации бизнес-процессов».

У специалистов в области автоматизации бухгалтерского учета, финансовой и складской деятельности также сложилась традиция использовать термин «документооборот» еще в одном аспекте. Здесь под документооборотом понимается подсистема программы, обеспечивающая генерацию «бумажной» отчетности (сводных ведомостей, накладных, реестров и пр.) на основе данных, порождаемых в системе.

В последнее время в прессе появились новые термины, близкие теме автоматизации документооборота — Document Warehousing (хранилища документов) и Knowledge Management (управление знаниями). Системы данного класса являются дальнейшим развитием систем документооборота, и необходимы для структуризации и долгосрочного хранения больших массивов, накопленных в организации документов, а также, оптимального поиска необходимой информации на массиве разнородных накопленных документов.

Внедряя электронный документооборот (СЭД) компания сталкивается с вопросом организации взаимодействия с внешним «бумажным» миром, чаще всего информация с которого поступает на бумаге. Со временем, наверное, эта ситуация изменится, и обмен электронными документами станет нормой, но пока необходимо внедрять решения, учитывающие особенности текущей ситуации. В настоящее время использование электронного документа, цифровой подписи на Украине в обязательном порядке предусматривается в системах «банк-клиент» с соответствии с Инструкцией «О безналичных расчетах в хозяйственном обороте Украины» (известна как «Инструкция N 7). Цифровая подпись используется также в межбанковских отношениях. В соответствии с Положением о межбанковских расчетах в Украине использование криптозащиты электронных банковских документов является обязательным для банков, которые являются участниками системы электронных платежей Национального банка Украины. Использование криптографических средств, в т.ч. и цифровой подписи вне банковской сферы до конца еще юридически не оформлено и правовые коллизии вызывают беспокойство. Но в данном варианте скорее необходимо идти по компромиссному пути. Электронные документы, которые имеют правовые последствия, можно сопровождать бумажными копиями с «реальной подписью». Надо понимать, что целью системы электронного документооборота является не искоренение бумажных документов, а создание эффективной среды управления и функционирования организации. Кроме того, распечатывать придется только конечные продукты работы – конкретные, уже полностью подготовленные бумажные документы и только в одной «правоустанавливающей» копии, что все равно приведет к существенному снижению объема бумажных документов.

К тому же, задача документооборота не является изолированной технологической цепочкой в бизнес-процессе организации. Документодвижение тесно интегрировано с другими подзадачами, решаемыми информационной системой организации. Таким образом, система автоматизации документооборота должна обеспечивать прикладные интерфейсы, позволяющие встраивать функции передачи и сохранения документов в прикладные системы, функционирующие в организациях, в которых она внедряется.

СЭД достаточно сложный механизм и скорее не имеет смысла говорить просто об отдельном программном продукте, как о автоматизированной системе документооборота организации. Система электронного документооборота предприятия включает в себя множество подсистем, построенных с помощью программных продуктов, как правило, созданных различными производителями. Автоматизация документооборота может по-разному интерпретироваться в зависимости от размера организации и специфики ее деятельности. Например, для небольшой торговой организации, законодательного собрания и проектной организации, СЭД будут выполнять различные функции, строится на различных программных продуктах и вообще иметь мало общего.

Система электронного документооборота помогает в решении таких задач:

• повышение эффективности управления бизнес-процессами (потоками задач и потоками информации) за счет улучшения исполнительской дисциплины, оптимизации контроля выполнения задач и анализа деятельности организации;
• сокращение непроизводительных затрат рабочего времени сотрудников и финансовых издержек на расходные материалы;
• создание единого информационного пространства предприятия (координация работ и коллективное взаимодействие);
• электронный архив (корпоративное хранилище документов и информации), документооборот (автоматизация канцелярии или делопроизводства), управление документами и знаниями (база знаний);
• обеспечение надежности учета и хранения документов;
• организация эффективной защиты информации.

Крайне желательно, чтобы система обеспечивала:

• эффективное взаимодействие сотрудников в рамках работ по документам;
• мгновенный поиск информации (по любому из полей регистрационной карточки, по тексту файла и т. д.);
• контроль выполнение работ, инициируемых документами и заданиями; удобство настройки системы уведомлений и напоминаний, которая поможет руководителям оперативно отслеживать состояние работ, сотрудникам правильно организовывать свою работу, и, таким образом, улучшить исполнительскую дисциплину в организации.
• проводить мониторинг состояния выполняемых процессов и анализ загрузки персонала за счет формирования различных журналов и отчетов;
• долговременное хранение документов организации;
• разграничение прав доступа сотрудников к информации.
• поддержку работы в организациях с территориально-распределенной структурой управления, что позволяет организовывать сквозную работу над документами и заданиями между главным офисом и территориально удаленными филиалами.
• конфиденциальность работы с документами всех сотрудников, распределение прав доступа в соответствии с их должностными обязанностями и статусом в организации или возможность формирования в системе пользовательских ролей, что позволяет организовать работу в режиме временного или постоянного замещения одного сотрудника другим.
• гибкий, доступный предметному специалисту механизм проектирования маршрутов документов, поручений, заданий, т.е. настройки бизнес-процессов.

Классификация систем электронного документооборота (СЭД)

Современные предприятия все чаще переходят от бумажной документации к электронной, что позволяет упростить рабочие процессы и добиться повышения их результативности. Классификация систем электронного документооборота является достаточно обширной, поэтому для выбора нужного принципа работы понадобится тщательно в них разобраться.

СЭД и их классификации

Все системы электронного документооборота классифицируются сразу по нескольким принципам.

Место разработки

Чаще всего используется классификация по месту производства. Все виды СЭД в этом случае делятся на российские, зарубежные и российские, но сконструированные на основе платформ Domino и Lotus. Классификация появилась не случайно – она имеет определенные обоснования.

1. Зарубежные разработчики начали создавать виды систем электронного документооборота намного раньше всех остальных. За многие годы разработок они сумели создать качественное ПО и проработали пути решения всех возможных ошибок. Отечественные системы обладают целым рядом технических несовершенств, поскольку создавались в сжатые сроки.
2. Однако отечественные виды систем электронного документооборота обычно учитывают российскую специфику: ввод имени и отчества, специальные параметры ввода адреса и т.д. Таким образом, происхождение системы напрямую влияет на ее потребительские свойства, и пользователю нужно делать определенный выбор.
3. Те системы, что были возведены с помощью платформ Domino и Lotus, следует рассматривать как самостоятельный класс СЭД. Они созданы на основе отечественных подходов к организации рабочего процесса, но механизмы в них используются зарубежные. Таким образом, получается удачное сочетание двух разновидностей.

Функционал

Все системы, имеющие дело с электронным документооборотом, обладают определенной функциональностью, о которой пользователь также должен знать. Главные свойства той или иной СЭД обычно подчеркиваются производителями. Согласно им можно выделить следующие классы данных систем:

• регистрационные;
• создающие электронные документы;
• автоматизирующие работу с архивной информацией;
• управляющие архивами;
• извлекающие информацию из архивных файлов и прочих источников;
• управляющие обработкой документов;
• контролирующие работу устройств для хранения данных.

Такая классификация СЭД создается по функциональному признаку, но это лишь видимость. Классы в данном случае выделяются по совершенно разным признакам. Кроме того, они способны пересекаться, и два пользователя могут вести работу по одному и тому же файлу одновременно.

Главный плюс подобной классификации – высокая информативность. Функционал всех материалов описан достаточно подробно, при желании пользователь сможет легко разобраться, к какому именно классу можно отнести те или иные данные. Однако эту классификацию нельзя назвать корректной, она нуждается в серьезной доработке.

Управление контентом

Специалисты считают, что к СЭД необходимо относить системы, контролирующие общий корпоративный контент. В данном случае виды СЭД будут следующими:

• для управления документами и обеспечения их связи с бизнес-процессами;
• для обработки документации и ее ввода в постоянное использование;
• для контроля за всеми записями, как актуальными, так и архивными;
• для поиска и анализа имеющихся материалов;
• для управления контентом на интернет-порталах;
• для автоматизации бизнес-процессов;
• для формирования коллективного сотрудничества;
• для создания информационного сайта внутри организации.

Информативность данной классификации достаточно высока, но здесь также возможно активное пересечение видов друг с другом. В этом случае придется дополнительно разбираться с каждым материалом, что может вызвать дополнительные временные затраты.

Компоненты и общая функциональность

Быстрота и удобство – основные принципы качественной системы электронного документооборота, и их классификация может быть осуществлена и по компонентам и общему функционалу. Согласно этой классификации, существует 17 групп компонентов, которые внутри могут подразделяться на почти 90 типов.

Среди групп СЭД выделяют те, что отвечают за:

• ввод данных,
• их распознавание,
• регистрацию (по правилам),
• поиск,
• индексацию,
• лингвоанализ,
• обработку материалов,
• прием и передачу файлов.

Некоторые из них занимаются репликацией, хранением файлов, работой в интернете, защитой от взлома, выводом документации, их используют для управления данными и разработки дополнительных приложений.

Такая классификация очень продуктивна. Ее использование помогает описывать системы электронного документооборота вместе с их достоинствами и недостатками, а также формировать требования к системам, которые только будут разработаны. Общий функционал описывается очень подробно, на их основе можно создать грамотные и содержательные требования.

Есть у этой классификации и недостаток – таким образом можно будет сформировать технические требования. Прикладные требования, имеющие отношение к реалиям предметной области, нужно будет формировать отдельно. Речь идет о типах материалов, с которыми придется работать внутри системы, а также об алгоритмах работы с ними. Важно понять, как именно файлы нужно обрабатывать и выводить из системы, но на это может уйти очень много времени.

NT1300: Системы электронного документооборота

Английское название

NT1300 — Workflow Systems

Код курса

Курс читается в бизнес-школе информационных технологий РФЭИ: код NT1300 — “Системы электронного документооборота”

О курсе

Этот курс позволяет получить как общее представление о системах электронного документооборота для бизнеса, так и разобраться в практических вопросах выбора, внедрения и оценке экономической эффективности такой системы на предприятии.

Описание

Курс знакомит слушателей с основными понятиями и принципами работы систем электронного документооборота, новейшими тенденциями в данной отрасли, а так же рассматривает саму задачу автоматизации документооборота, определяет ее составляющие и возможные варианты выбора подходящего программного обеспечения под конкретные задачи. В данном курсе так же рассматриваются основные проблемы, связанные внедрением системы электронного документооборота в различных организациях и даются практические советы, как избежать “подводных камней”, а затем рассчитать экономическую эффективность работы такой системы.

Требования

Курс не предусматривает специальных требований. Принцип изложения курса базируется на постепенном усложнении материала. Приветствуется наличие общей эрудиции в экономических и технических вопросах.

Польза

Курс позволяет получить достаточно четкое представление о различных вопросах связанных с выбором и внедрением в организации системы электронного документооборота, об основных тенденциях Российского и зарубежного рынков.

Цели и намерения

Предоставление знаний и навыков специалисту для возможности решения проблемы автоматизации документооборота в организации.

Условия завершения и оценка

Для завершения дисциплины с оценкой “удовлетворительно” необходимо верно выполнить все обязательные задания (в обязательных модулях). Для получения оценки “хорошо” необходимо выполнить более 70% тестовых заданий курса (включая полностью выполненную обязательную часть), для завершения курса с оценкой “отлично” необходимо успешно сдать более 85% всех тестовых заданий курса.

Результаты обучения

После обучения студенту следует быть способным к:

• анализу современного состояния рынка;
• оценке возможностей и интеграции системы электронного документооборота с другими приложениями;
• выбору системы электронного документооборота;
• решению общих проблем внедрения систем документооборота;
• анализу особенности разных предприятий и видов деятельности;
• поэтапному внедрению системы электронного документооборота;
• вычислению расходов на систему электронного документооборота;
• оценки эффективности системы.

Результатам с точки зрения государственного стандарта РФ

Изучив курс студент будет способен:

• обладать культурой мышления, обобщения и анализа, искусством определения целей исследуемой системы и выбора эффективного пути их достижения;
• способностью анализировать социально-значимые проблемы и процессы, происходящие в обществе, и прогнозировать возможное их развитие в будущем;
• способен находить организационно-управленческие решения и готов нести за них ответственность;
• способен к саморазвитию, повышению своей квалификации и мастерства;
• выбирать рациональные ИС и ИКТ-решения для управления бизнесом;
• проводить анализ инноваций в экономике, управлении и ИКТ;
• использовать современные стандарты и методики, разрабатывать регламенты деятельности предприятия;
• выполнять технико-экономическое обоснование проектов по совершенствованию и регламентацию бизнес-процессов и ИТ-инфраструктуры предприятия;
• проектировать и внедрять компоненты ИТ-инфраструктуры предприятия, обеспечивающие достижение стратегических целей и поддержку бизнес-процессов;
• консультировать заказчиков по совершенствованию бизнес-процессов и ИТ-инфраструктуры предприятия.

Используемые образовательные технологии

Технология дистанционного обучения, технология объяснительно-иллюстративного обучения, технология развивающего обучения, технология проблемного обучения, технология информационного обучения, технология организации самостоятельной работы, технология развития критического мышления, технология постановки цели, технология концентрированного обучения.

Как успешно внедрить электронный документооборот: опыт практиков

При выборе системы электронного документооборота (ЭДО) помимо ценового критерия важно учесть особенности бизнес-процессов компании.

При этом целесообразно отталкиваться от того, какие системы учета она уже использует. Под многие учетные системы на рынке есть готовые решения, доработка которых под специфические требования компании займет гораздо меньше времени и обойдется дешевле.

Не стоит спешить с переводом на электронные рельсы всех бизнес-процессов сразу. Тестирование системы в рамках пилотных проектов, когда на электронные документы переводят отдельные подразделения компании или нескольких контрагентов, позволит отработать все сложные моменты, ликвидировать пробелы. Логическим завершением пилотного запуска может стать подготовка инструкции по работе с системой ЭДО, которая включает описание функции, скриншоты и примеры бизнес-процессов. В будущем это поможет избежать многих проблем на этапе масштабного перехода на ЭДО. Особое внимание нужно уделить безболезненной адаптации сотрудников и контрагентов к новой системе.

Далее рассмотрим особенности внедрения электронного документооборота в компаниях из различных отраслей.

Опыт внедрения системы электронного документооборота в холдинге

Наша управляющая компания сотрудничает более чем с двумя тысячами контрагентов, координирует производственный цикл холдинга, а также выполняет снабженческо-сбытовые функции. В 2012 году неизбежно встал вопрос о необходимости систематизации обмена данными, упорядочении обмена документами, оперативном доступе к информации по контрагентам. Опыт, который я ранее получил во время работы в банке, позволил мне инициировать необходимые изменения, а впоследствии и внедрение системы электронного документооборота.

Решение о внедрении системы ЭДО было принято после обсуждения и формулировки задач, которые предстояло решить руководству холдинга в ближайшее время:

• создание корпоративного хранилища;
• создание среды для коллективной обработки документов и системы контроля исполнительной дисциплины документооборота;
• доступ к хранимым файлам в разбивке по видам, типам и правам доступа;
• организация взаимодействия с удаленными подразделениями;
• интеграция с ИТ-системой «1С: УПП 8.2».

Критериями отбора, которые влияли на выбор программного комплекса, стали стоимость внедрения системы, удобство ее администрирования, дружелюбность пользовательского интерфейса, широкие возможности по настройке и адаптации. Мы рассматривали несколько систем ЭДО, которые по большому счету мало отличались друг от друга.

Ну, а поскольку в холдинге на тот момент уже использовалась «1С: УПП», мы решили сэкономить на новых пользовательских ключах, ранее инсталлированных в рамках внедрения «1С», и воспользоваться возможностью интеграции с УПП. Кроме того, в холдинге был штатный программист, отвечающий за доработку «1С», который с учетом существующих доработок мог практически безболезненно связать решения друг с другом. И наконец, возможность гибкой настройки, приемлемая стоимость самого программного комплекса и легкость в масштабировании сыграли в пользу «1С: Документооборот». Выбор был сделан.
Внедрять систему ЭДО менеджмент поручил штатному 1С-программисту компании. Проект был разбит на несколько этапов с утвержденным графиком, который предусматривал ответственных участников, сроки внедрения и необходимые мероприятия.

1. Оформление технического задания (далее по тексту — ТЗ) с описанием функционала, ролей и задач, которые должны решаться при внедрении ЭДО, разработка регламента электронного документооборота.
2. Установка и настройка программного комплекса «1С: Документооборот», настройка пользовательских мест.
3. Запуск и тестирование пилотного проекта по регистрации офисных документов, входящей и исходящей корреспонденции.
4. Начало промышленной эксплуатации ЭДО в холдинге.
5. Масштабирование, подключение удаленных рабочих мест к ЭДО.
6. Индивидуальные доработки под нужды различных подразделений холдинга.

Рассмотрим более подробно реализацию каждого из этапов.

Постановка ТехЗадания

При подготовке ТЗ топ-менеджмент провел встречу с руководителями функциональных направлений, на которой обсудили возможности системы ЭДО, выполняемые роли, планируемые результаты внедрения, ограничения, а также дополнительную нагрузку на сотрудников. На двух последних условиях стоит остановиться подробнее, поскольку в процессе внедрения новшеств не следует забывать о понятии «внутренний клиент». Без удовлетворенности новым ИТ-продуктом, безболезненной адаптации к новому режиму работы и дополнительной нагрузке, а также разъяснений преимуществ от внедрения ЭДО могут возникнуть сложности с запуском и последующей эксплуатацией.

По результатам опроса менеджмент собрал информацию о необходимом функционале системы, задачах и автоматизируемых процессах в подразделениях. Были учтены предложения по настройке печатных форм и шаблонов документов. Также в зависимости от уровня доступа был определен набор прав для пользователей в разрезе служб и отделов холдинга.

Установка и настройка

Инсталляцию и конфигурирование ЭДО на стороне сервера выполнил штатный программист холдинга. Затем на компьютеры конечных пользователей системы (участников пилотного проекта) установили и настроили индивидуальные рабочие столы — «1С: Документооборот», позволяющие настроить рабочее пространство пользователя, обеспечив ему быстрый доступ к необходимым документам, спискам, отчетам и т. д. Кроме того, индивидуальная настройка учитывает роль сотрудника в бизнес-процессе, а в зависимости от роли настраиваются права доступа к определенным видам документов. Например, коммерческая служба может просматривать документы, адресованные отделу или исходящие из него. Но при этом корреспонденция, договоры, распорядительные документы финансовой службы для коммерсантов будут закрыты.

Запуск пилотного проекта

В пилотном проекте по переходу на ЭДО участие принимали секретари холдинга и ряд топ-менеджеров. Вся входящая и исходящая корреспонденция, а также служебные записки в обязательном порядке сканировались и проходили регистрацию в ЭДО. Например, входящий документ после регистрации попадал к руководителю функционального направления, который направлял его на исполнение и вносил комментарии в текст документа. Также на этой стадии мы опробовали процедуры согласования внутренних организационно-распорядительных документов. В первую очередь это касалось проектов приказов, которые согласовывали уполномоченные сотрудники и вносили туда замечания, то есть мы моделировали последовательность процесса согласования.

Отдельно ИТ-специалист настроил правило гибкой генерации и присваивания номеров документам. В результате каждому файлу стал назначаться номер, учитывающий дату, подразделение и вид документа. Чтобы избежать сбоев в работе, на время тестового периода документы параллельно регистрировались и учитывались в специальном журнале. Но сразу после завершения пилотной стадии дублировать документы перестали, генерация номеров в соответствии с принятым в компании правилом выполняется в системе ЭДО.

После завершения тестового этапа мы подвели промежуточные итоги на рабочем совещании с участниками проекта, на котором обсудили вопросы, возникшие в процессе эксплуатации. Логическим завершением пилотного запуска стала инструкция по работе с системой ЭДО, включая описание функций, скриншоты и примеры бизнес-процессов.

Стоит отметить, что все преимущества внедрения были оценены не сразу, на это ушло примерно полгода. На самом первом этапе процесс перехода на ЭДО кажется трудоемким: всю документацию приходится оцифровывать, пользователям необходимо разобраться в особенностях работы программы, обязательно нужно организовать help desk. При этом ряд функций, например использование штрихкодов, хотя и были доступны, но не прижились. В то же время основные функции комплекса ЭДО используются в полном объеме и сейчас работу холдинга без системы представить практически невозможно.

В рамках статьи, к сожалению, трудно описать все возможности и аспекты использования, которые появляются при внедрении ЭДО. Но для компаний, которые стремятся повышать свою эффективность, система ЭДО — один из инструментов повышения конкурентоспособности.

Электронный документооборот с контрагентами

Контур.Диадок — система электронного документооборота. Обменивайтесь документами без дублирования на бумаге: счетами-фактурами, актами, накладными и другими. Получение документов бесплатно.

Возможны исключения, подробные правила тарификации установлены прайс-листами АО «ПФ «СКБ Контур».

Настройка модуля для 1С или коннектора в подарок

Способы работы

Веб-версия позволяет легко создавать, отправлять, получать электронные документы без установки дополнительного программного обеспечения

Отправляйте и получайте электронные документы в 1С без ручного ввода данных. Диадок интегрируется с решениями 1С

Работайте с электронными документами в SAP, Oracle, MS Dynamics или другой информационной системе

Получайте, подписывайте, отправляйте электронные документы и используйте другие возможности веб-версии в интерфейсе своей учетной системы

Нужен обмен документами между поставщиками и торговой сетью?

Контур.EDI — электронный документооборот для ритейла

Ускоряет обработку заказов, отгрузку и приемку товара

Избавляет от расхождений с контрагентами

Позволяет быстро создавать электронные документы в учетной системе

Что дают электронные документы

• ФНС и суды принимают электронные документы в качестве оригиналов
• Электронные документы не требуют дублирования на бумаге
• Мгновенная отправка, получение и внесение корректировок в документы
• Отправляйте и получайте документы прямо из своей учетной системы (1С и др.)
• Онлайн-контроль статуса документа (доставлен, подписан, отказ в подписи)
• Легкий поиск документов по удобным расширенным фильтрам

• Сокращение издержек на бумагу, печать, доставку и хранение до 80%
• Проведение комплекса мероприятий по подключению контрагентов к сервису
• Увеличение суммы входящего НДС за счет гарантированного принятия документов
• Повышение эффективности внутренних бизнес-процессов
• Прозрачные и оперативные финансовые отношения с контрагентами
• Бесплатное бессрочное хранение электронных документов на серверах СКБ Контур

• Высвобождение внутренних ИТ-ресурсов компании
• Высокое качество API с открытым кодом (Full REST HTTPS API)
• Поддержка со стороны СКБ Контур в процессе внедрения
• Готовые интеграционные решения для 1С, Oracle, SAP, Docsvision, DIRECTUM, MS Sharepoint и другие
• Надежность системы от лидера SaaS-поставщиков РФ по версии Cnews
• Бесплатная техподдержка 24х7х365 и 8 способов обращения в нее

Система электронного документооборота Диадок

Cамый простой способ обмениваться юридически значимыми электронными документами, в том числе счетами-фактурами.

Электронные документы, подписанные КЭП, приравниваются к бумажным аналогам и не требуют дублирования на бумаге. Они значительно ускоряют расчеты по сделкам и делают взаимодействие между компаниями прозрачным и оперативным.

В системе электронного документооборота Диадок зарегистрировано более 1 500 000 компаний. При этом для обмена документами с этими компаниями не нужно заключать никаких дополнительных соглашений.

Проверьте, кто из ваших
контрагентов уже работает в Диадоке

У вас есть электронная подпись?

Для работы в системе ЭДО нужна квалифицированная электронная подпись (КЭП). Если вы сдаете налоговую отчетность через интернет, скорее всего, у вас она есть. Наши менеджеры помогут разобраться, нужно ли вам приобрести электронную подпись. При необходимости мы выпустим для вас КЭП в Удостоверяющем центре СКБ Контур.

Функции систем электронного документооборота (СЭД)

Электронный документ, в отличие от бумажного, представляет собой файл, типовые операции над которым можно автоматизировать. Каждая система электронного документооборота обеспечивает выполнение базовых функций, в числе которых:

• Создание, регистрация и хранение электронных документов, создание карточки документа.
• Движение документа по заданному маршруту, возможность его отслеживания.
• Ведение истории изменений документа.
• Создание и настройка уведомлений о прохождении документа и его статусе.
• Ведение журналов, контроль сроков исполнения, создание отчётов.
• Аналитические функции.
• Импорт и экспорт документов, в том числе сканирование и печать бумажных документов.
• Обеспечение сохранности и конфиденциальности информации, в том числе контроль и разграничение доступа, использование цифровой подписи и т.п.

Кроме того, система электронного доументооборота может обладать дополнительными специфическими возможностями в зависимости от задач, для которых она адаптирована. Так, подсистема, выполняющая функции электронного архива имеет эффективные инструменты для сканирования и оцифровки бумажных оригиналов, в том числе поточного, оснащена средствами работы со складом документов и т.п. Системы, предназначенные для работы с проектной документацией, могут работать с графическими файлами разных типов.

Некоторые функции встроены в СЭД изначально и их нужно просто настроить для нужд конкретной организации, другие реализуются с помощью подключаемых модулей или путём интеграции с другими системами, например, с электронной бухгалтерией.

По мере усовершенствования СЭД вместе с её обновлениями появляется новый функционал.

Что мешает внедрению и использованию системы электронного документооборота

Одна из основных причин этого — человеческий фактор. Сотрудники могут просто не знать о возможностях системы и поэтому не использовать их. Здесь могут помочь инструкции по использованию СЭД, написанные специально или адаптированные для вашей организации. В них необходимо на примерах типовых задач показать возможности системы электронного документооборота. Здесь вам могут помочь консультанты компании «Этлас-Софт».

Иногда людям привычнее и проще работать по старинке, чем тратить время и силы на то, чтобы разобраться с новыми незнакомыми программами. Преодолеть это сопротивление бывает непросто. Нужно показать человеку, в чём выгода от использования современных инструментов на его уровне — например, показать, насколько проще и быстрее станет его работа. Можно организовать среди сотрудников шуточное соревнование по освоению возможностей СЭД.

Как выбрать СЭД с нужным функционалом

На рынке представлено множество систем электронного документооборота. Разобраться в этом многообразии сложно сразу по нескольким причинам.

Во-первых, каждая современная СЭД обладает весьма широкими возможностями, которые не так просто описать как раз из-за их многообразия.

Во-вторых, ещё более трудная задача стоит перед покупателем СЭД — эти широкие возможности нужно сравнить между собой и попытаться «примерить» их на свою организацию.

Как быть? — Посмотреть на функционирование системы документооборота в деле.

Подберите две-три СЭД, которые по описанию соответствуют потребностям вашей организации. Каждая из них должна отвечать нескольким требованиям:

• у программы должна быть демо-версия или довольно продолжительный бесплатный пробный период;
• разработчик программы оказывает помощь в её внедрении и адаптации для решения задач покупателя;
• по окончании пробного периода должна быть возможность выгрузить накопленные данные (это позволит вам не потерять результаты проделанной работы).

Скачайте и попробуйте выбранные СЭД в своей организации. После теста вы сможете сделать обоснованный выбор на основе собственного опыта.

Топ 5 книг о системах электронного документооборота

В книге рассмотрены практические вопросы применения электронного документооборота в сфере управления, включая информационно-технологические, коммуникационные, документоведческие, правовые, организационно-управленческие и другие аспекты. Значительное внимание уделяется жизненному циклу бумажных и электронных документов, использованию средств электронной подписи, развитию организационно-технологических форм электронного документооборота и информационного взаимодействия, а также оценке их эффективности. Книга представляет интерес для руководителей и специалистов, занимающихся вопросами совершенствования управления и внедрения новых информационных технологий, руководителей документационных служб

В этом учебнике рассмотрены основы информационных технологий, применяемых в обеспечении управленческой деятельности, особенности их создания и использования при решении практических задач в области документационного обеспечения управления и архивного хранения документов. Основное внимание уделено автоматизированным информационным технологиям на основе средств компьютерной и телекоммуникационной техники.

Книга для руководителей предприятий и отделений, секретарей-референтов, офис-менеджеров, сотрудников отделов кадров, бухгалтерий, архивов и других работников, имеющих дело с документооборотом. В данном издании обобщены, проанализированы и снабжены профессиональными рекомендациями вопросы теории и практики современного делопроизводства и документооборота. Книга, создана на основе действующих на территории Российской Федерации общегосударственных нормативно-методических материалов, которые регламентируют документационное обеспечение управленческой деятельности. Изложены требования, предъявляемые к документам, обеспечивающим деятельность предприятий разных форм собственности и видов деятельности, по их составлению, систематизации, хранению.

Универсальное учебно-практическое пособие дает ответы на все ключевые вопросы эффективной организации документационного обеспечения управления (ДОУ) деятельностью предприятия (организации, учреждения). Материал пособия изложен комплексно, на основе законодательства и нормативно-правовых актов по вопросам ДОУ. Главное место в пособии занимает рассмотрение вопросов управления документацией (документационного менеджмента) и документирования деятельности, в том числе службы ДОУ, службы персонала и бухгалтерии предприятия. Для руководителей предприятий, их заместителей по управлению, работников служб ДОУ, служб персонала и бухгалтерий, а также обучающихся по специальности 350800 «Документоведение и документационное обеспечение управления».

В книге рассматриваются современные принципы и правила организации делопроизводства с учётом использования автоматизированных технологий: организация работы делопроизводственной службы, составление и оформление документов, их регистрация, контроль за исполнением, справочная работа, организация электронного документооборота и хранение документов в электронной форме. Подробно рассмотрены законодательные, нормативные и правовые акты в области ДОУ Книга предназначена студентам вузов, обучающихся по специальности «Документоведение и архивоведение», широкому кругу специалистов – управленцев разного уровня, занимающихся подготовкой и оформлением документов, работников делопроизводственных служб, секретарей-референтов. Также книга будет полезна для специалистов, организующих внедрение систем электронного документооборота.

Ниже представлены более старые книги, которые уже не входят в рейтинг.

А если у Вас уже много книг — установите программу для управления библиотекой, чтобы удобнее было с ними работать

2016. Книга: Правда об электронном документообороте

Книга Правда об электронном документообороте — предназначена для тех, кто уже использует в своей деятельности автоматизированные системы, и для тех, кто только задумывается о том, чтобы с помощью современных технологий поднять управление на новый качественный уровень. Издание рассказывает о том, как развивалось отечественное делопроизводство, от чего зависят его специфические черты и особенности, какие законодательные акты и положения определяют современные деловые отношения, а также о типовых процессах, стандартах и регламентах, современных технологиях в области электронного документооборота. Специальные главы посвящены обзору продуктов и решений от ведущих компаний-поставщиков российского рынка информационных технологий. Выбор решения не может ограничиваться функциональностью продукта, поэтому в книге представлена вся цепочка технологического процесса, включая определение критериев выбора, методологию внедрения и сопровождения системы, а также анализ экономической эффективности. Книга представляет интерес для работников делопроизводственных служб, секретарей-референтов, отделов автоматизации, руководителей среднего и высшего звена, а также студентов, изучающих делопроизводство и менеджмент.

2015. Книга: Документационное обеспечение управления

Учебник Документационное обеспечение управления создан на основе действующей общегосударственной нормативной базы наиболее полно отражает опыт документационного обеспечения управленческой деятельности современных государственных и негосударственных организаций, а также использование компьютерной техники и технологий в этом процессе. В издании учтены особенности, связанные с работой с документами в организациях разных форм собственности. Особое внимание уделено правилам оформления служебных документов в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003.

2015. Книга: Методы и средства работы с документами

Сборник Методы и средства работы с документами представляет работы по теоретическим и прикладным аспектам документооборота и смежным задачам распознавания текста, взаимодействия с базами данных, пользовательского интерфейса. Сборник адресован исследователям и разработчикам систем документооборота.

2015. Книга: Корпоративный документооборот. Принципы, технологии, методология внедрения

Книга Корпоративный документооборот поможет вам изучить возможности современных информационных технологий в области управления документооборотом, четко разобраться в информационных потребностях своего предприятия и спроектировать систему документооборота на концептуальном, логическом и физическом уровнях, избежав при этом наиболее распространенных ошибок, осуществить эффективное управление процессами разработки и внедрения системы документооборота за счет грамотной постановки целей, умелого планирования, четкой организации, своевременного контроля и эффективного распределения ответственности и полномочий между членами команды, получить существенную экономию средств от реорганизации системы документооборота и повысить эффективность ведения бизнеса за счет более совершенного информационного обеспечения основной деятельности, снизить и нейтрализовать риски, связанные с разработкой, внедрением и эксплуатацией системы управления документооборотом предприятия, разработать обоснованный бизнес-план проекта по совершенствованию системы документооборота предприятия, организовать быстрое и эффективное обучение персонала новым, отвечающим современным требованиям способам управления документооборотом и использования документов.

2013. Книга: Документооборот на предприятии

В книге Документооборот на предприятии рассмотрен документооборот с позиции бухгалтерского и налогового учета. Описан порядок составления организационно-распорядительных документов. Приводятся образцы унифицированных форм, используемых при расчетах с подотчетными лицами, выполнении кассовых операций, операций по расчетному счету, при учете материальных и нематериальных активов, основных средств, труда и заработной платы. Представлены регистры налогового учета, разработанные автором. Особое внимание уделено унифицированным формам документов, составление которых обычно вызывает затруднения у бухгалтеров. Приводятся многочисленные примеры заполнения таких документов с расчетами и комментариями. Книга адресована бухгалтерам, руководителям предприятий всех форм собственности и всем заинтересованным лицам.